Contratar trabajadores en España: lo que cuesta de verdad
El salario bruto no es el coste. Entre cotizaciones, convenio colectivo, pagas extraordinarias e indemnizaciones, la cifra que sale del banco es bastante mayor de la que se negocia.
Lo que hay que tener antes del primer contrato
- Sociedad o entidad empleadora con NIF y certificado electrónico. Ver constituir una sociedad.
- Código de Cuenta de Cotización ante la Tesorería General de la Seguridad Social, que identifica a la empresa como empleadora en cada provincia y régimen.
- Convenio colectivo aplicable identificado. En España es prácticamente imposible contratar sin uno: determina salario mínimo de categoría, jornada, vacaciones, complementos y clasificación profesional, y prevalece sobre lo pactado individualmente si es más favorable.
- Mutua colaboradora con la Seguridad Social y servicio de prevención de riesgos laborales, obligatorio desde el primer trabajador.
- Registro horario: obligación de registrar diariamente la jornada de toda la plantilla y conservarlo cuatro años. Su ausencia es sancionable por sí misma.
- Protección de datos: información a los trabajadores y adecuación de los tratamientos de personal.
El convenio colectivo es la sorpresa número uno
Quien viene de un mercado donde el salario se negocia libremente descubre que en España un convenio sectorial o de empresa fija mínimos obligatorios por categoría profesional, además de complementos, pluses y estructura de pagas. Un contrato por debajo del convenio es nulo en lo desfavorable y genera una deuda de diferencias salariales reclamable durante el plazo de prescripción. Identificarlo bien es la primera tarea, y no siempre es evidente cuál aplica.
El coste real por encima del salario bruto
Sobre el salario bruto pactado, la empresa soporta las cotizaciones a la Seguridad Social a su cargo, que cubren contingencias comunes, desempleo, formación profesional, Fondo de Garantía Salarial, accidentes de trabajo y el mecanismo de equidad intergeneracional. El porcentaje conjunto es sustancial y varía según la actividad y la modalidad contractual.
A eso hay que añadir conceptos que no siempre se presupuestan:
- Pagas extraordinarias: al menos dos al año, que pueden prorratearse mensualmente si el convenio lo permite.
- Vacaciones: mínimo de treinta días naturales al año, retribuidas.
- Indemnización por despido: la improcedencia tiene un coste tasado por año de servicio, y el despido objetivo otro inferior. Hay que provisionarlo desde el principio.
- Absentismo y bajas: con reglas específicas de quién paga qué en cada tramo de la incapacidad temporal.
Como orientación, y siempre a verificar con el caso concreto, el coste total para la empresa se sitúa habitualmente en torno a un tercio por encima del salario bruto anual. Damos el cálculo exacto por perfil antes de que negocies con nadie.
Contratar a un trabajador extranjero
Si la persona que quieres contratar no es española ni comunitaria y no tiene autorización de residencia y trabajo, la contratación exige tramitación previa. Las vías, según el perfil:
Altamente cualificado
Si el puesto alcanza el umbral retributivo. Es la vía rápida: no se aplica la situación nacional de empleo y se resuelve en plazos cortos ante la UGE-CE.
Cuenta ajena, régimen general
La vía ordinaria. Exige superar la situación nacional de empleo y visado en el consulado de origen. Plazos mucho más largos.
Traslado intraempresarial
Si la persona ya trabaja en otra entidad de tu grupo y se desplaza manteniendo el vínculo laboral de origen.
Comprueba la autorización antes de firmar. Contratar a un extranjero sin autorización de residencia y trabajo es una infracción muy grave para el empresario, con sanción por cada trabajador y posible responsabilidad adicional. Y no basta con ver una tarjeta: hay que verificar que habilita para trabajar y en qué modalidad, porque no todas lo hacen.
Alternativas si aún no quieres constituir sociedad
- Inscripción de empresa extranjera como empleadora ante la Seguridad Social española, posible en determinados supuestos y sin necesidad de constituir sociedad. Hay que analizar caso por caso y valorar el riesgo de establecimiento permanente.
- Contratación mercantil con profesionales autónomos. Válida si la relación es genuinamente independiente. Si hay dependencia y ajenidad, estamos ante un falso autónomo, con regularización de cotizaciones, recargos y sanción.
- Employer of record. Resuelve la parte laboral y de cotización, pero no elimina por sí solo el riesgo fiscal si las funciones desempeñadas en España son las que lo generan.
Preguntas frecuentes
¿Puedo contratar con periodo de prueba?
Sí, con la duración máxima que fije el convenio colectivo y, en su defecto, la prevista legalmente según la cualificación y el tipo de contrato. Durante el periodo de prueba la extinción no requiere causa ni genera indemnización, pero debe pactarse por escrito y en el contrato inicial: no cabe añadirlo después ni aplicarlo si el trabajador ya desempeñó antes las mismas funciones en la empresa. Es una cláusula que se redacta mal con mucha frecuencia y que, mal redactada, no sirve de nada.
¿Qué tipos de contrato existen tras la reforma laboral?
La reforma de 2021 estableció la presunción de indefinido y restringió mucho la temporalidad: el contrato temporal solo cabe por circunstancias de la producción o por sustitución, con causas tasadas y límites de duración. Se reforzaron además los contratos fijos-discontinuos y formativos. Encadenar temporales sin causa convierte la relación en indefinida y genera responsabilidad. Es uno de los puntos donde más se equivocan las empresas extranjeras que trasladan sus prácticas de origen.
¿Cuánto cuesta despedir?
Depende de la calificación. El despido disciplinario procedente no genera indemnización; el objetivo por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción tiene una indemnización tasada por año de servicio con tope; y el improcedente, otra superior, también con tope. A eso hay que sumar el preaviso y la liquidación de conceptos pendientes. Lo relevante para presupuestar es que la indemnización se devenga desde el primer día y crece con la antigüedad: hay que provisionarla, no descubrirla.
¿Puedo contratar a alguien que teletrabaje desde otro país?
Puedes, pero con análisis previo. Un empleado de tu sociedad española trabajando habitualmente desde otro país plantea dónde cotiza, dónde tributa su salario, qué ley laboral rige el contrato y si genera para tu empresa un establecimiento permanente en ese Estado. Es exactamente el escenario que tratamos en teletrabajo transfronterizo, y conviene resolverlo con una política escrita antes de que se convierta en una práctica extendida y difícil de revertir.
Cuéntanos tu proyecto y te decimos por dónde se entra
Escríbenos con tu situación: dónde vives ahora, a qué te dedicas, si vienes solo o con familia y si detrás hay una empresa. Te devolvemos por escrito qué vía de residencia encaja, qué régimen fiscal te corresponde, qué plazos reales maneja cada trámite y cuánto cuesta, antes de que asumas ningún compromiso.
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