Sucursal o filial: la misma actividad, dos escenarios muy distintos
Se parecen desde fuera y no se parecen en nada por dentro: responsabilidad de la matriz, tributación, obligaciones registrales y coste de cerrar. Es la primera decisión y la más cara de revertir.
La diferencia de fondo
La filial es una sociedad española con personalidad jurídica propia, participada por la matriz extranjera. Es un sujeto de derecho distinto, con su patrimonio, sus órganos y su responsabilidad.
La sucursal es un establecimiento secundario dotado de representación permanente y cierta autonomía de gestión, pero sin personalidad jurídica propia: es la misma persona jurídica extranjera operando en España. Todo lo que hace la sucursal lo hace, jurídicamente, la matriz.
| Aspecto | Filial | Sucursal |
|---|---|---|
| Personalidad jurídica | Propia e independiente | No tiene: es la matriz |
| Responsabilidad de la matriz | Limitada a su aportación, con excepciones | Ilimitada: responde con todo su patrimonio |
| Tributación | Impuesto sobre Sociedades como entidad residente | IRNR con establecimiento permanente |
| Deducibilidad de gastos de la matriz | Sujeta a reglas de operaciones vinculadas | Reglas específicas y más restrictivas para gastos de dirección |
| Capital | Capital social propio | No requiere capital, sí dotación |
| Constitución | Escritura y Registro Mercantil | Escritura y Registro Mercantil, con documentación apostillada de la matriz |
| Cuentas anuales | Las propias de la sociedad española | Depósito de las cuentas de la matriz extranjera |
| Percepción del mercado | Empresa española a todos los efectos | Empresa extranjera con presencia aquí |
| Cierre | Disolución y liquidación ordenadas | Cancelación registral, más simple |
El punto que decide la mayoría de los casos
La responsabilidad ilimitada de la matriz por las deudas de la sucursal. Un litigio laboral, una reclamación de un cliente o una liquidación tributaria en España alcanzan directamente al patrimonio de la sociedad extranjera, sin barrera alguna. Para un grupo latinoamericano que entra en un mercado nuevo, esa exposición suele ser razón suficiente para elegir filial, incluso asumiendo mayores obligaciones formales.
Cuándo tiene sentido cada una
Elige filial si…
- Vas a contratar personal, firmar arrendamientos o asumir obligaciones frente a terceros de cierta entidad.
- Quieres aislar el riesgo del mercado europeo respecto del patrimonio del grupo.
- Prevés entrada de socios, inversión o financiación local.
- Te importa la percepción del mercado: en licitaciones públicas y en contratación con grandes clientes españoles, una sociedad española genera menos fricción.
- Piensas en una estructura de holding para otras filiales europeas.
- Necesitas que la vía de residencia de los socios se apoye en una entidad española propia.
Elige sucursal si…
- La actividad es acotada y temporal: un proyecto, una obra, una fase exploratoria del mercado.
- El sector exige que la contratación se realice directamente por la entidad matriz, por requisitos de licencia o de clasificación.
- Se prevén pérdidas iniciales que interese integrar en la matriz, cuando su régimen fiscal de origen lo permita.
- Se quiere evitar el proceso de disolución y liquidación en un horizonte corto.
Lo que la sucursal arrastra y casi nadie prevé
- Depósito de las cuentas de la matriz. La sucursal debe depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de la sociedad extranjera, traducidas. Para grupos que no desean hacer públicas sus cifras globales en España, es un inconveniente real.
- Documentación apostillada abundante para constituirla: certificado de existencia, estatutos, acuerdo del órgano competente de creación de la sucursal y nombramiento del representante, todo apostillado y traducido.
- Reglas específicas de deducibilidad de los gastos de dirección y generales de administración imputados por la casa central, más restrictivas que las que rigen entre sociedades independientes.
- Cualquier contingencia española es contingencia del grupo, sin filtro societario.
Y la tercera opción: no constituir nada
A veces la respuesta correcta es operar sin presencia formal. Pero hay que verificar antes que la operativa no genera un establecimiento permanente de hecho, porque en ese caso se tributa en España igualmente pero sin la estructura preparada para ello: sin contabilidad separada, sin registro y con una regularización retroactiva esperando. Es el peor de los tres escenarios y también el más frecuente entre quienes «todavía no han decidido».
Preguntas frecuentes
¿Se puede transformar una sucursal en filial más adelante?
No hay una transformación directa: lo que se hace es constituir la sociedad española y transmitirle el negocio de la sucursal, para después cancelar esta. Esa transmisión es una operación con efectos fiscales que hay que analizar —eventualmente encajable en el régimen especial de reestructuraciones si se cumplen sus requisitos y hay motivo económico válido—, además de exigir la novación de contratos, la subrogación laboral y el cambio de titularidad de licencias. Es perfectamente factible, pero cuesta bastante más que haber elegido bien al principio.
¿Cuál paga menos impuestos?
El tipo aplicable a los beneficios es equivalente en ambas: la filial tributa por el Impuesto sobre Sociedades y la sucursal por el IRNR con establecimiento permanente, a un tipo análogo. Las diferencias reales están en otro sitio: en la deducibilidad de los gastos imputados por la casa central, en el tratamiento de la repatriación de beneficios, en el acceso a la exención sobre dividendos y en cómo funcione el sistema fiscal del país de la matriz. Es un cálculo de doble jurisdicción, no una comparación de tipos.
¿Puedo tener una oficina de representación en lugar de sucursal?
La oficina de representación no es una figura mercantil autónoma en España, y su viabilidad depende enteramente de que su actividad sea auxiliar o preparatoria: estudios de mercado, publicidad, recopilación de información. Si se negocia, se cierran ventas o se presta el servicio real, deja de ser auxiliar y estamos ante un establecimiento permanente encubierto, con las consecuencias de una regularización retroactiva. La línea es fina y conviene documentarla bien.
¿Qué necesito de mi país para constituir cualquiera de las dos?
Para la filial: NIE de los socios personas físicas, o NIF de la sociedad matriz con su certificado de existencia y estatutos apostillados. Para la sucursal, además: acuerdo del órgano de administración de la matriz decidiendo su creación, designando representante y aprobando su dotación, también apostillado y traducido. En ambos casos, si no vais a viajar, un poder notarial apostillado con facultades suficientes.
Cuéntanos tu proyecto y te decimos por dónde se entra
Escríbenos con tu situación: dónde vives ahora, a qué te dedicas, si vienes solo o con familia y si detrás hay una empresa. Te devolvemos por escrito qué vía de residencia encaja, qué régimen fiscal te corresponde, qué plazos reales maneja cada trámite y cuánto cuesta, antes de que asumas ningún compromiso.
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