Cada vez más empresas extranjeras necesitan incorporar talento en España sin tener todavía una estructura societaria local. La buena noticia es que existen varias vías legales para hacerlo, cada una con implicaciones fiscales y laborales distintas. Conocerlas de antemano evita sorpresas desagradables, como una regularización tributaria por establecimiento permanente no declarado o sanciones de la Inspección de Trabajo.
En este artículo repasamos las opciones disponibles para contratar trabajadores en España siendo una compañía no residente, los costes laborales que debes presupuestar y los riesgos fiscales que conviene vigilar desde el primer contrato.
¿Puede una empresa extranjera contratar directamente en España?
Sí, pero con matices. La legislación española no exige que toda empresa que contrate personal en territorio nacional tenga necesariamente una sociedad constituida aquí, aunque en la práctica es la solución más habitual y segura a medio plazo. Lo que sí es obligatorio, sea cual sea la vía elegida, es dar de alta al trabajador en el Régimen General de la Seguridad Social, aplicar las retenciones de IRPF correspondientes y respetar el Estatuto de los Trabajadores y el convenio colectivo aplicable al sector.
La falta de presencia física de la matriz extranjera no exime del cumplimiento de estas obligaciones: la Tesorería General de la Seguridad Social exige que toda empresa, residente o no, que emplee a trabajadores en España disponga de un Código de Cuenta de Cotización (CCC), incluso sin sucursal registrada.
Vías para contratar personal en España sin constituir sociedad
Antes de dar el paso de constituir una sociedad en España, muchas empresas extranjeras optan por fórmulas intermedias que permiten empezar a operar con rapidez.
Employer of Record (EOR) o cesión de nómina
Un Employer of Record es una entidad española que actúa como empleador formal del trabajador por cuenta de la empresa extranjera, gestionando nómina, alta en Seguridad Social y cumplimiento normativo, mientras la dirección efectiva del trabajo la mantiene la matriz. Es una solución ágil para contrataciones puntuales o fases de testeo de mercado, aunque tiene un coste de servicio mensual y no sustituye a una estructura permanente si el volumen de personal crece.
Alta directa como empresa no residente
La Seguridad Social permite que una empresa extranjera sin establecimiento en España obtenga un Código de Cuenta de Cotización como «empresario sin domicilio en territorio nacional», designando un representante con domicilio en España a efectos de notificaciones. Esta vía es viable para contrataciones aisladas, pero exige designar un responsable fiscal para las retenciones de IRPF y puede generar dudas sobre la existencia de establecimiento permanente si se prolonga en el tiempo.
Constituir una filial o sucursal para contratar con seguridad jurídica
Cuando la contratación deja de ser puntual y se prevé un equipo estable en España, lo habitual y recomendable es optar por una sucursal o una filial con personalidad jurídica propia. La filial (normalmente una Sociedad Limitada) ofrece mayor autonomía y limita la responsabilidad de la matriz, mientras que la sucursal es una extensión sin personalidad jurídica separada, con procedimiento de alta más rápido pero responsabilidad directa de la casa matriz.
Constituir una sociedad local también facilita el acceso a bonificaciones de contratación, líneas de financiación y contratos con Administraciones Públicas, algo que las fórmulas de EOR no permiten en igual medida. Además, simplifica enormemente la gestión diaria: nóminas, altas y bajas, y relación con la Inspección de Trabajo se tramitan como cualquier empresa española.
Costes laborales que debes prever
Antes de lanzar una oferta de trabajo en España conviene presupuestar correctamente el coste total de la contratación, que va bastante más allá del salario bruto pactado:
- Cotización empresarial a la Seguridad Social: en torno al 30-33% del salario bruto, según contingencias comunes, desempleo, FOGASA y formación profesional (consulta los tipos actualizados cada ejercicio).
- Retención de IRPF: a cargo del trabajador pero gestionada por la empresa, variable según nivel de renta, situación familiar y comunidad autónoma.
- Indemnización por despido y finiquito: provisión contingente según tipo de contrato y causa de extinción.
- Costes indirectos: seguro de responsabilidad civil, prevención de riesgos laborales, gestoría laboral y, en su caso, seguro médico privado como beneficio social.
- Convenio colectivo del sector: puede fijar salarios mínimos, pluses y condiciones superiores a las legales generales.
El riesgo de generar establecimiento permanente por contratar personal
Uno de los aspectos que con más frecuencia se pasa por alto es que mantener empleados en España con capacidad para negociar o cerrar contratos en nombre de la matriz extranjera puede constituir un establecimiento permanente a efectos del Impuesto sobre Sociedades y del convenio de doble imposición aplicable. Esto obligaría a la empresa extranjera a tributar en España por los beneficios atribuibles a esa actividad, con las correspondientes obligaciones de declaración del Impuesto de Sociedades y de retenciones.
Por eso, antes de estructurar el equipo en España, es recomendable analizar las funciones exactas del personal contratado (comercial, soporte, dirección técnica) y compararlas con la definición de establecimiento permanente del convenio bilateral correspondiente. Si existe alguna discrepancia con la Administración sobre si se ha generado o no establecimiento permanente, contar con un informe pericial tributario independiente ayuda a sustentar la posición de la empresa ante la AEAT o en un procedimiento contencioso.
Pasos para formalizar la contratación en España
Con independencia de la vía elegida, el proceso habitual sigue esta secuencia:
- Obtener el NIF de la empresa extranjera y, si procede, el Código de Cuenta de Cotización en la Seguridad Social.
- Formalizar el contrato de trabajo conforme al Estatuto de los Trabajadores y al convenio colectivo aplicable.
- Dar de alta al trabajador en el Régimen General antes del inicio de la actividad.
- Registrar el contrato en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).
- Configurar la nómina mensual, con las retenciones de IRPF y cotizaciones correspondientes.
- Presentar los modelos fiscales periódicos (modelo 111 de retenciones, modelo 190 anual) si existe obligación de retener.
Contar con un despacho de asesoramiento jurídico y tributario para empresas desde el inicio del proceso permite elegir la estructura más eficiente en función del volumen de contratación previsto y evitar contingencias fiscales futuras.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una sociedad en España para contratar a un solo trabajador?
No es imprescindible para una contratación puntual: puedes darte de alta como empresa no residente o recurrir a un Employer of Record. Si prevés crecer el equipo, constituir sociedad suele salir más rentable a medio plazo.
¿Qué pasa si no doy de alta al trabajador en la Seguridad Social española?
Supone una infracción muy grave que puede acarrear sanciones económicas elevadas, recargos y responsabilidad solidaria de la matriz extranjera por las prestaciones no cotizadas.
¿La contratación de un solo comercial genera siempre establecimiento permanente?
No automáticamente: depende de si esa persona tiene poder para cerrar contratos vinculantes en nombre de la empresa. Conviene analizar cada caso conforme al convenio de doble imposición aplicable.
Si tu empresa extranjera necesita contratar personal en España y quiere hacerlo con seguridad jurídica y fiscal desde el primer día, contacta con nuestro equipo y te ayudaremos a elegir la estructura adecuada, calcular los costes reales y cumplir con todas las obligaciones laborales y tributarias.